供应捜会网教您如何安排大型会议住宿

大型会议住宿的安排方式
   (一)安排方式：这里有几种方法来处理会议的团体住宿，较简单的方法是由与会者自己安排住宿

，但是更有效和考虑经济利益来说较好是由主办单位预定房间，如果不事先保留房间，会产生下列问

题:
1．遇到旺季，饭店可能将房间卖出，这样会迫使与会者住在距离会场较远的地方。
2．与会者可能拿不到优惠价格，因为个人无法有讲价的能力。
3．会场租金可能较高(如会场也在饭店)，通常饭店以预订房间数多寡来考虑场租可否讲价。  

因为会议公司经常与酒店合作，酒店都有协议价给到会议公司，所以客房和会场预订较好选择会务公

司合作，在上海捜会网就是您理想选择之一。
　　(二)住宿程序：一旦预订的房间决定后，决定用哪4种基本住宿程序是你需要的：
1．告诉饭店所有与会者住宿经由团体(主办单位)订房卡或申请表为凭。
2．告诉饭店所有订房以主办单位的住宿表为凭证。
3．经由专业会议服务公司代为处理。
4．经由主办单位的住宿组人员负责。
　　(三)预定会议住宿的方式：会议期间可能需要大量的房间，这些都必须事先预订，否则会造成住

宿方面的问题，特别是遇到旺季，可能找不到房间可以住，在此针对会议住宿的方式分别作说明。   
　　订房卡：如果会议需要住宿的人数不多的话，可以直接向饭店或会议中心索取订房卡，是免费的

。主办单位随同会议通知寄上订房卡再由与会者直接向饭店订房。 
　　这份订房卡或申请表亦可按照基本格式事先印制，在印制前先做一份草案请饭店核对房价、订金

等事项是否有误，通常饭店会希望注明如果订金没有收到前无法确认，另外也可以注明有任何税金或

服务费。  
　　另外还有一点也很重要，就是强调订房截止日，以鼓励与会者尽早预订。截止日的订定是与饭店

在签订合约前同意的。
　　住宿单：住宿单通常使用在小型会议，由主办单位支付房间费。将一份表格寄给你邀请的人，要

求他填写陪同人员名字，希望哪种房间，抵达与离开日期，将表格资料填在住宿单中给饭店，并告诉

饭店收款方式，内容包括：
1．注明房间服务费和税金由个人或是邀请单位支付。
2．注明杂费由谁负责(如在饭店餐厅用餐、洗衣、电话费等)。
3．房间只保留到抵达日的下午6时，还是由邀请单位全权负责。
4．要求饭店在寄上确认信前，先由邀请单位核对后再分别寄给他们。  
　　一旦房数被确定后，住宿局／观光局会提供你一份饭店资料，让你参考与选择，然后再由主办单

位与饭店业务代表谈房价。
　　如果可能，较好实际去看一下使用饭店房间的设备，这不但有助于你房价的讲价，同时提出一些

与会者可能会问的问题，请饭店人员答复，同时也可以了解饭店预订作业和前台服务情形。
   特别预订：有些会议筹办人在所有预订房间中保留数间给特定的人或团体，并给予特别处理，例

如：总计预订400间，40间为VIPs(贵宾)使用，其余360间为与会代表，使用特别预订是因为有些记者

和参展商都要特别小心接待。
   详细与饭店业务代表讨论细节，并诉诸文字，彼此要了解：
1．特别预订多少房间，什么类别和房价。
2．预订的作业程序。
3．什么时限内未使用的房间转到一般预约中。 
　　在决定特别预订前，可能需要不同表格，对参展厂商的表格可以用不同颜色或注明特别截止日，

对于贵宾(VIPs)则注明不同身分并由你自己处理他们的住宿安排。
　　工作人员房间预订和免费房间：在一般与会者住宿安排开始前，先分派好工作人员住宿和免费房

间。 
　　一般来说工作人员及免费房间的住房表直接送给饭店业务人员，包括名字和地址、职称或注明他

(她)在会议中的工作角色、需要什么类型房间、抵达与离开日期、如果不是免费房间，由谁支付房间

费和附带费用(如电话、洗衣等)。工作人员所住的房价通常会提供较优惠价格，来降低主办单位的成

本。   
　　较好注明他们的身分，因为饭店经常根据你这份住房表提供贵宾(逮VIPs)特别礼遇(如送水果、

小礼物等)，你可能也希望将确认函直接给你，由你核对无误后再寄给贵宾或工作人员。 
　　(四)住宿表格的内容：住宿表格通常由会议筹办人草拟、由主办单位印制，但准备表格前先确认

有关作业原则，例如截止收件日、确认回函寄给主办单位或饭店、是否接受电话询问。 
　　虽然有些住宿表格对某一特定团体要求一些额外资料，一般标准表格包括下列内容：
1．主办单位名称。
2．会议名称。
3．会议日期。
4．会议地点。
5．收件截止日期。
6．确认函回信地址。
7．各饭店的房价。
8．税金明细。
9．饭店的地理位置图。